Wie bei Freelance-Arbeit auf Upwork Einnahmen festhalten und Umsatzsteuer dokumentieren?

Hallo,ich hätte eine Frage.

Ich habe gerade auch einen Auftrag mit einem Unternehmen in der Schweiz angenommen (ich arbeite von Deutschland aus).

Auch über Upwork. Wie kann ich verhindern dass ich mehr Steuern zahlen als ich verpflichtet bin?

( Kompletter Steuerneuling)

Danke

Nachdem sich keiner der geschätzten Kollegen dieser Sache angenommen hat, versuche ich mal etwas Struktur hinein zu bekommen.

 Ich arbeite seit 2015 als Freelancer (Bereich Übersetzer) über die Online-Plattform Upwork. Ich habe es aus Unwissenheit versäumt, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. (Das habe ich vor ein paar Tagen nachgeholt.) Ich habe jedoch bei meiner Steuererklärung für 2015 meinen erzielten Gewinn von ca. 8500€ in Anlage S aufgeführt und eine formlose Einnahmen-Überschuss-Rechnung eingereicht.

Dann ist doch alles in Ordnung.

 Werde ich für einen Job angenommen und erledige ich die Arbeit, stellt Upwork dem Kunden eine Rechnung (auf welche ich allerdings keinen Zugriff habe) und zieht den entsprechenden Betrag ein. Dann zieht Upwork von diesem Betrag eine gewisse Servicegebühr ab, stellt mir eine Abrechnung über die einbehaltene Servicegebühr aus und überweist mir das Geld. Das heißt, ich selbst habe bislang keine Rechnungen ausgestellt.

In der Einführung sagt Upwork allerdings, das man dem Kunden etwas berechnet und nicht, dass Upwork es berechnet. Ist aber im Endeffekt egal, die Gutschriften von Upwork an Dich, sind "Deine Rechnungen."

 Bislang habe ich es so gehalten, dass ich aufgrund der fehlenden Rechnungen einfach jedes Mal, wenn ich eine Zahlung auf meinem Konto erhalten habe, ich diesen Betrag in eine Excel-Tabelle eingetragen habe. Am Ende des Jahres habe ich alles zusammengerechnet, meine Ausgaben abgezogen und den Gewinn in Anlage S deklariert. Ist das ausreichend?

Absolut in Ordnung für Jemanden, der nicht buchführungspflichtig ist.

 Das andere Problem: 2016 habe ich über Upwork etwas über 30000€ eingenommen. Damit bin ich, wie ich jetzt gelesen habe, kein Kleinunternehmer mehr und muss seit dem 1.1.2017 Umsatzsteuer abführen.

Das ist so noch nicht eindeutig, denn:

 Die meisten meiner Kunden auf Upwork sind aus den USA und Hongkong, also außerhalb der EU und damit nicht steuerbar(?)

und diese Umsätze zählen bei Berechnung der Kleinunternehmergrenze nicht mit.

Aber genau aus diesem Grund hast Du in der Vergangenheit vermutlich viel Geld weggeworfen, denn Upwork arbeitet mit Umsatzsteuer (dort wo sie anfällt, denn man wird auch gefragt, ob man eine USt-ID hat). Bei Arbeiten, deren Leistungsort gem. § 3 a UStG im Ausland liegt, fällt keine USt an, aber Du hast den Vorsteuerabzug trotzdem. Die enthaltene Vorsteuer aus den Kosten und den Investitionen (z. B. neuer Computer) abziehen zu können, ist bares Geld.

 Sollte ich das als Grundlage nehmen? Aber wie halte ich das dann buchhaltungstechnisch fest?

Was sonst? Lein Problem in Deiner Excel Tabelle. Die Einnahmen vom Kunden sind Dein Umsatz und die Gebühren von Upwork sind Kosten.

 Die wichtigste Frage: Habe ich durch meine Unwissenheit eine Straftat begangen oder drohen mir nun finanzielle Strafen? Ich habe meinen Gewinn ja dem Finanzamt gemeldet, nur habe ich Angst, dass ich Sachen nicht auf die richtige Art dokumentiert habe.

HAst Du nicht. Du hast ja alles erklärt und wenn Du es so gemacht hast wie beschrieben, gibt es nicht einmal einen Formfehler.

Melde ich mich und mein Unternehmen dann einfach ab und zahle 2018 die Steuern für 2017 und das war's dann?

Ja.