Ausgangs E-Rechnung?
Hallo zusammen,
wie sieht es mit E-Rechnungen bei kleinen Unternehmern aus, die keine eigenen Archivierungsprogramme bzw. Rechnungs- und Steuer-Programme haben, aus?
E-Rechnungen müssen ja archiviert werden...
Bei Eingangs-E-Rechnungen - reicht es da aus, dass man die Eingangs-Mails einfach in einem Ordner seines E-Mail-Programms rein zieht?
Bei Ausgangs-E-Rechnungen - reicht es da aus, dass man die Rechnung per PDF-Datei an den Kunden verschickt und in CC eine extra eingerichtete Mail-Adresse von uns setze?
Bsp. E-Mail
von info@xy-firma.de
an kunde@xyz.de
CC a-re@xy-firma.de
Oder wie würdet ihr das machen?
Vielen Dank
3 Antworten
Ich kann Dir sagen, wie ich es mache.
Ich schreibe meine Rechnungen mit einem Wordformular, was ich mir erstellt habe.
Das Original landet in einem Rechnungsordner..
Dann "drucke" ich die Rechnung als pdf. das speichere ich im Ordner des Mandanten und schicke die Rechnung pdf als eMail-Anhang.
Mein Datenbestand wird automatisch 2 mal täglich an unterschiedlichen Punkten gesichert.
Die Ausgangsrechnung hast Du ja doppelt; also die erstellte pdf-Rechnung selbst und eine Kopie davon als Anhang in den gesendeten Objekten.
Ich kenne einige Unternehmen die nutzen z.B. Mailstore Home und machen damit ein Backup ihres eMail Programmes und das Backup kommt auf einen Stick und gut ist.
Solange die Rechnungen auffindbar und der Server sicher ist. Bestimmt. Ich empfehle eine Spiegelung.