Wie verbuche ich Auslagen für Mittagessen?
Hallo zusammen,
folgender Sachverhalt:
Ich arbeite auf Rechnung im Auftrag von Kunde X. Mein Kunde sagt, ich soll ihm die Kosten für das Mittagessen mit auf die Rechnung schreiben. Er übernimmt das gerne.
Mittags gehe ich in einer Kantine essen, kann da nur in bar bezahlen und bekomme ein normalen Kassenzettel.
Zuhause hefte ich den Kassenzettel ab, mache in meiner Buchhaltung auf dem Verrechnungskonto über den Betrag eine Privateinlage und schreibe dann den Betrag Kunde X mit auf die Rechnung.
Nur....auf welchem Konto buche ich den Essensbeleg den ich bezahlt habe in meiner Buchhaltung? (SKR03)
4650: Bewirtungskosten? wäre ja eigentlich falsch, da ich auf den 30% sitzen bleibe
4654: nicht abzugsfähige Bewirtungskosten? würde plausibel klingen oder doch:
1590: durchlaufender Posten? Den müsste ich allerdings auf 19% umstellen
Oder ganz anders? Hilfeeee :)
Danke und Grüße
2 Antworten
Naja, das Finanzamt stellt sich normalerweise quer, wenn Du explizit eigene Bewirtungsbelege buchst. Stattdessen stehen Dir ja ab 8 Stunden die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand zu.
D. h. ich würde mir zwar in der Kantine dort die Belege geben lassen und sie separat beim Projekt abheften, aber nicht in die Buchführung übernehmen. Dann hast Du die Belege zumindest noch da, falls es mal Rückfragen seitens des Kunden bzgl. der Auslagenhöhe gab.
Was Du dann auf jeden Fall machen kannst: dem Kunden eine Rechnung über Deine Leistungen plus Verpflegungsauslagen stellen.
Was Du ab 8 Std. auswärts auch machen kannst: Deine VMA-Pauschale (12 Euro) einbuchen.
Der Nachteil in dieser Konstellation ist, dass Du die vom Kunden bezahlten Mahlzeiten als Betriebseinnahme hast, und diese dann letztlich vereinkommensteuern musst.
Damit Du nicht auch noch die Mehrwertsteuer verlierst, solltest Du schauen, ob Du dem Kunden die Bruttoverpflegungskosten berechnen kannst und zusätzlich zum Schluß nochmal die 19 % aufschlägst. Wenn Du den Posten einigermaßen neutral benennst (z. B. einfach "Spesen" o. ä., aber vielleicht nicht unbedingt "warme Mahlzeit"), dann kann er die aufgeschlagene MwSt als Vorsteuer wieder ziehen, es schadet ihm also nicht.
So ungefähr.
Aber nochmal zu den VMA: Natürlich schreibst Du die VMA Deinen Kunden nicht einfach so auf die Rechnung. Du scheinst da was nicht verstanden zu haben.
Ein Beispiel bei mir aus der Praxis:
Ich habe einen Kunden, der 450 km entfernt seinen Firmensitz hat. Da fahre ich ab und zu für Zweitagesaktionen hin.
Also fahre ich z. B. Montags morgens um 5 hier zu Hause los, räume mich in den Zug, bin um kurz vor 10 Uhr vor Ort, reiße Tag 1 in "Zielstadt", gehe da nachts ins Hotel, nächsten Morgen wieder zum Kunden, abends an Tag 2 dann ca. 18:30h der Zug zurück. Dann bin ich 23 Uhr wieder zu Hause.
Der Kunde bekommt an Tag 1 z. B. 7 Stunden Arbeit in Rechnung gestellt und an Tag 2 nochmal 8 Stunden. Das ist die Zeit, die ich bei im vor Ort produktiv war. Der Stundensatz ist so vereinbart, dass alle Spesen inklusive sind. (Entsprechend ist es ein sehr ordentlicher Stundensatz, ich will nicht meckern.)
Also kann ich dem Kunden für so eine Aktion 15 Stunden Arbeit in Rechnung stellen.
Und bei mir auf der Ausgabenseite habe ich einmal die Fahrkarten für die Fahrt, die ganz klar Reisekosten sind. Ebenfalls habe ich eine Hotelrechnung, wo Übernachtung und Frühstück separat ausgewiesen sind. Die Übernachtung kann ich einbuchen, das Frühstück nicht.
Allerdings kann ich dann bei mir als "virtuelle Betriebsausgabe" 1x VMA 24 Euro und 1x VMA 12 Euro abhalten. Nämlich einmal für 24 Stunden und mehr, und einmal für 8 Stunden und mehr.
D. h. ich kann 36 Euro als Betriebsausgabe gewinn- und damit steuermindernd einbuchen, obwohl ich keine direkten Belege für diese 36 Euro in den Büchern haben muss.
Ok...verstehe....wenn ich das also so machen will, dann zahle ich den Beleg in bar privat....schreibe auf die Rechnung nicht "Mittagessen" sonder z.B. "Sonstiges" und buche bei mir in der Buchhaltung VMA 12 Euro ein :-)
Eine Eigenbewirtung gibt es nicht - im Endeffekt handelt es sich um Kosten der privaten Lebensführung. Jedenfalls fällt mir kein Grund für eine Abziehbarkeit ein. Einzig könntest du den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe erfassen, wenn du auswärts tätig warst.
Danke für eure Antworten!
In meiner Branche ist das etwas schwer....die 12 Euro VMA kann man nur sehr selten auf die Rechnung schreiben.
Von daher bin ich dankbar, dass mein Kunde mir anbietet, die tatsächlichen Kosten für die Mahlzeit zu bezahlen. Ist besser als nichts.
Wenn ich das richtig verstehe, dann ist wohl der beste Weg, das Mittagessen privat zu bezahlen....den Bon nicht in die Buchhaltung zu übernehmen und dafür dem Kunden das Mittagessen nicht Netto, sondern Brutto auf die Rechnung zu schreiben.
Somit wird das Essen sozusagen doppelt versteuert.
1 mal zahle ich die 19% direkt in der Kantine und dann zahlt nochmal mein bei Rechnungsstellung. Hat das Finanzamt also einen guten Fang gemacht aber ICH bleibe wenigstens nicht auf den 19% sitzen.
Einzig und allein erhöht es leicht meinen Gewinn und belastet mich so bei der Einkommensteuer....was jedoch bei 40x Essen im Jahr überschaubar sein sollte.
Hab ich das so richtig kapiert? :-)