Mieter behauptet Nebenkostenabrechnung nicht bekommen zu haben, was tun?

Noch was angefügt: Es kann nicht angehen, dass man eine Nebenkostenabrechnung per (Einwurf)-Einschreiben schicken muss. Gibt es noch andere Mieter, denen Du zur gleichen Zeit die Abrechnung geschickt hast? Wenn ja, ist es kaum nachvollziehbar, das ausgerechnet Dein gierigster Mieter sie nicht bekommen hat. Wenn also jetzt die Nachzahlung verloren ist, beim nächsten Mal dem Mieter die Abrechnung erst mit normaler Post und wenn der nicht fristgerecht zahlt, noch einmal per Einwurfeinschreiben mit erneuter Fristsetzung. Wenn er dann immer noch nicht reagiert, gerichtlichen Mahnbescheid. Der wird garantiert persönlich zugestellt und es entstehen Kosten, die er beim übernächsten Mal nicht mehr haben will.

Wenn ich es richtig verstanden habe, geht es um 3000 €, die der Mieter zurück verlangt. Du hast zwar die Nebenkostenabrechnung für 2010 rechtzeitig vor dem 31.12.2011 zugestellt (per Post) und der Mieter hatte was nachzuzahlen. Dann dachte der sich, dass er ganz schlau ist und einfach behauptet, er hätte die Abrechnung nicht bekommen. Dass er aber deswegen die ganze Vorauszahlung zurück verlangen kann ist eine Schnapsidee. Es gibt für den Mieter zwei Möglichkeiten: 1. Wenn er nachzahlen muss, kann er sich so vor der Nachzahlung drücken. 2. Wenn er der Meinung ist, dass er noch was raus bekommen müßte, könnte er immer noch die Abrechnung verlangen und Belegeinsicht dazu. Aber 3. alles zurück verlangen geht schon deswegen nicht, weil er schließlich auch gebraucht und verbraucht hat. Der verliert damit vor jedem Gericht. Mein Vorschlag: Wenn die Nachzahlung überschaubar war, einfach abwarten, was kommt. Klagt der Mieter, dann gehst Du zum Anwalt, denn ohne geht es nicht, aber den Prozess verliert er. Versuchst Du dagegen, den offenen Betrag noch einzuklagen (z. B. 300 €), macht der gegnerische Anwalt womöglich sofort eine Widerklage auf 3000 €. Das treibt den Streitwert in die Höhe und selbst wenn der Prozess mit einem Vergleich endet, kostet der ganze Schmarn mehr, als der Prozess wohl einbringen wird.

Auf welcher Grundlage beruht die Forderung? Eine Rückforderung der Vorauszahlungen wäre nur nach beendetem Mietverhältnis möglich wenn trotz Abmahnung nicht abgerechnet wurde. Du hast abgerechnet, kannst es nicht beweisen. Besser durch Boten zustellen oder Einwurfeinschreiben. Die Kosten für das ES darfst du dem Mieter anrechnen. Reiche also nochmals die Abrechnung entsprechend nach, du hast diese schließlich nicht verweigert. Damit dürfte sich das Problem der Rückzahlung erledigt haben. Allerdings ist die Zustellung der Abr. möglicherweise verfristet (später als 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode), dann ginge dir die Nachzahlung verloren.

Sollte der Mieter noch Mieter sein, dürfte er überhaupt keine Rückzahlungsforderung stellen, lediglich könnte er bis abgerechnet wurde, die Vorauszahlungen zurückbehalten, aber auch erst bei Verfristung. Nach Abrechnung müsste er den Zurückbehalt nachzahlen.

Über welchen Zeitraum sprechen wir? Bis wann hättest du schicken müssen und bis wann er zahlen und wann hat er sich gemeldet? Bei 2000 € würde ich auch erst mal sagen: nicht bekommen :-(

Normal musst du beweisen, dass du das Teil verschickt hast.

Er kann die gezahlten NK nur verlangen, wenn er überhaupt keine Abrechnung bekommt und das ist ja nicht der Fall. Du hast, da gehe ich mal von aus, ordnungs-und termingerecht abgerechnet. Also übergibst du ihm persönlich mit Quittung eine Kopie.

Wegen der ausstehenden Zahlung müsstest du ggf. klagen und da bist du in der Beweispflicht.

Muss der Mieter viel nachzahlen oder handelt es sich um einen kleinen Betrag?

Sollte es ein kleiner Betrag sein, so würde ich das vergessen und nächstes Mal per Einschreiben mit Rückschein verschicken. Am besten sogar eine Kopie reinlegen, die die Mieter unschreiben müssen und an Dich zurückschicken

Wenn es allerdings ein großer Betrag ist, dann würde ich natürlich schon sehen, dass Du das Geld noch bekommst. Ist denn die Frist verstrichen oder warum wollen die Mieter nicht zahlen?