Anzahlung der Nebenkostenabrechnung

Selbst wenn der Mieter alles gezahlt hätte, hätte er bis zu 12 Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit um gegen die Abrechnung Einspruch einzulegen. Keinesfalls ist mit der Zahlung eines Teilbetrages oder der gesamten Nachzahlung die Abrechnung als formal- bzw. inhaltlich anerkannt zu sehen.

hat der Mieter mit seiner Anzahlung die Nebenkostenabrechnung akzeptiert

Nein. Umgekehrt ist aber zu fragen, warum ihr Euch nicht bereits seit 1. Mai (wenn man mal 4 Wochen Zahlfrist nimmt) um den Forderungsausgleich, ggfs. durch MB, bemüht habt.

jeder hat das Recht ( und zwar schriftlich) Widerspruch einzulegen, wenn er mit der Rechnung nicht einverstanden ist. Dann wird das eventuell vom Mieterschutz überprüft.

Die Anzahlung zeigt gerade nicht, dass er die Abrechnung akzeptiert hat, sondern das Gegenteil. Mit 40 % hat er das bezahlt, wovon er ausgeht, dass es korrekt ist.

Der Rest wird nun geprüft und nun musst Du abwarten, was dabei raus kommt.

Rechtlich ist die Vorgehensweise des Mieters aber nicht in Ordnung. Das bedeutet, Du hättest schon längst per Mahnbescheid die restliche Nachzahlung einfordern müssen. Der Mahnbescheid kostet Geld. Das muss der Mieter bezahlen, wenn er nicht widerspricht. Somit war und wäre es ziemlich sinnlos, das Geld für diese Vorgehensweise zum Fenster raus zu werfen.

Praktisch ist es jetzt so, dass es wenig Sinn macht, innerhalb der nächsten paar Wochen irgend etwas zu unternehmen, außer gelegentlich mal beim Mieter telefonisch nachzufragen, was bei der Prüfung raus gekommen ist. Setze Dir eine Deadline, z. B. 30. September. Wenn Du bis dahin nichts gehört hast, gehst Du zu Deinem Rechtsanwalt, um einen Mahnbescheid beantragen zu lassen. Dieser wird dann dem Mieter zugestellt. Dieser gibt ihn sofort an seinen Anwalt und dieser wird sofort Widerspruch ohne Grund einlegen.

Dann bleibt Dir sowieso nichts anderes übrig, als auf Zahlung zu klagen. Dazu brauchst Du einen Rechtsanwalt, der das für Dich durch zieht (s. a. oben). Das ganze Verfahren dauert und es wird vermutlich zu einer Gerichtsverhandlung kommen, bei der festgestellt wird, dass es seitens des Mieters nicht rechtmäßig war, die Forderung so lange zurück zu halten und dass er deswegen in jedem Fall Deine Forderung zu bezahlen hat incl. der Verzugszinsen, Mahnkosten, Gerichts- und Anwaltskosten.

Wenn es dann darum geht, ob Deine Abrechnung korrekt war oder nicht, mag sein, dass dann rauskommt, dass Du zuviel verlangt hast, wird der RA der Gegenseite aufgefordert, eine entsprechende Rückforderung zu stellen, die dann vom geforderten Gesamtbetrag abgezogen werden kann.

Dies ist keine Rechtsberatung, sondern nur ein Vorschlag, wie ich vorgehen würde und was ich glaube, dass so korrekt wäre. Falls Du keinen versierten Rechtsanwalt hast, gehe zu Haus&Grund und lass Dich dort beraten, bzw. Dir einen Anwalt empfehlen.

Ich würde auf jeden Fall per Mahnung die Restforderung schriftlich einfordern. Dann muss sich die Gegenseite äußern. Passiert nichts, würde ich einen Mahnbescheid beantragen.