Gutes Rechnungsprogramm für unsere Bedürfnisse?
Hallo,
ich arbeite in einem kleinen Transportunternehmen. Wir haben 16 LKW, von denen ich selbst bis letzte Woche noch einen gefahren bin.
Nun hat mich der Chef als Unterstützung und zukünftigen Disponenten ins Büro geholt um meine Kollegin abzulösen die im Sommer in Mutterschutz geht. Ich möchte jetzt einige Dinge vereinfachen und automatisieren. Da wir nur zu dritt im Büro sind und niemand bisher mit komplexen Programmen zu tun hatte wollte ich hier mal fragen ob jemandem etwas zu meinem Problem einfällt:
Wir fahren als Subunternehmer für eine größere Firma, dort wird nach Kilometern abgerechnet. Wir bekommen am Freitag eine Aufstellung für jeden einzelnen LKW in der steht wo er war und wie viele Kilometer er gefahren ist. Diese lässt sich mit Excel öffnen.
Jetzt muss ich jedes mal die Rechnungsvorlage öffnen, Datum und Rechnungsnummer ändern, die Kilometer und die Ziele manuell eintragen und den Betrag ausrechnen. Excel zählt zum Schluss alles zusammen. Bei 5-7 touren in der Woche sind das ebenso viele Rechnungen und das für jeden LKW. Zum Schluss muss ich noch umständlich einen neuen Dateinamen eingeben damit die Rechnung richtig gespeichert wird.
Mit ausdrucken, sortieren, ablegen und zum Kunden senden beschäftigt das 2 Leute Samstags von 9-15 Uhr. Samstags deshalb weil eben Freitags erst die Papiere der LKW und die Aufstellung vom Kunden kommen. In Zukunft wird es noch mehr, da wieder neue LKW´s kommen und die natürlich auch abgerechnet werden wollen, sonst verdienen wir ja nix.
Gibt es ein Programm dass sich die Zahlen und Touren selbst aus der Excel Aufstellung des Kunden holt, Datum und Rechnungsnummer ändert und die Rechnung richtig abspeichert, sodass man nur noch kontrollieren und ausdrucken muss?
Ein netter Bonus wäre noch wenn unsere Buchhaltung darauf zugreifen könnte um auch diese zu vereinfachen.
Von uns ist leider niemand eine gelernte Bürokraft, der Chef ist wie ich sein Leben lang Lkw Fahrer gewesen und hat sich halt irgendwann selbstständig gemacht, die Kollegin die geht hatte auch nie mit Rechnungsprogrammen zu tun.
Wenn es eine Weiterbildung oder einen Kurs gibt die mich in solchen Sachen fit macht, der Chef würds bezahlen hat er gesagt.
Ich wär für jede Hilfe dankbar.
MfG Jürgen
5 Antworten
Excel ist ein äußerst mächtiges tool und kann all das problemlos. Wenn die Datenbasis irgendwann zu groß wird, ggf. noch eine Datenbank dazu schalten. Erstmal kann man aber mit Excel beginnen. Du solltest dich in die Thematik Excel intensiv einlesen, dann bekommst du das auch mit Excel/Access (Access als Datenbank z.B.) problemlos hin, dazu braucht es kein anderes Programm
Ohne die gesamte Infrastruktur (Dispo und Buchhaltungssoftware, etc.) und die kaufmännischen Prozesse zu kennen ist es schwer einen Tipp zu geben.
Bei drei Leuten im Büro würde ich etwas einfaches onlinebasiertes empfehlen z. B. FastBill oder SevDesk. Für beide lässt sich binnen 1-3 Programmiertagen ein Import über die entsprechenden APIs für die Datei schreiben. Die Investition sollte sich binnen 3-6 Monaten rechnen. Zudem lassen sich die Daten einfach über DATEV an den Steuerberater übergeben.
Hi,
ich arbeite mit einem Online-Rechnungstool und das schon seit einigen Jahren. Ich bin jetzt auch kein Spediteur (ich bin Dienstleister im Consulting-Bereich) oder Fahrer und jeder hat da so seine eigenen Bedürfnisse.
Für mich ist zum Beispiel "Zeit stempeln" super wichtig und ebenfalls eine Stempelung auf Projekte.
Es gibt sehr viele Rechnungsprogramme da draußen und ich habe auch alles von Offline Tools, wie MeinBüro oder Online-Software ausprobiert.
Bezüglich der Rechnungsstellung bin ich aber bei einem kleinen Anbieter gelandet, der jedoch alle für mich wichtigen Funktionen beinhaltet. Dieser hat sich eher auf die Beratungsindustrie spezialisiert, jedoch kann ich seine Funktionen ebenfalls fast alle nutzen.
Das richtig interessante der Software ist die automatisierte Rechnungsstellung (ich glaube die gibt es ebenfalls in der kostenlosen Variante schon). Hier kannst du deine Rechnungspositionen definieren, deinen Betrag definieren und deine Beschreibung...hochladen.."Rechnung erstellen"...fertig.
Dann kannst du noch sagen, ob all diese Rechnungen per Post oder Mail an die Kunden rausgehen sollen.
Es spart unendlich viel Arbeit und die kommenden Zusatzfunktionen sind ebenfalls interessant und die Anbindung von deinem Steuerberater oder mehreren Mitarbeitern mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen ist der Hammer. Suche einfach einmal nach "orbnet".
Der Support von den Jungs und Mädels ist auch super. Einzige Kritik: Ich würde mich über eine bessere Kommunikation bei den zukünftigen Features freuen.
LG
ML
Ich kann dir leider kein Programm nennen, geben wird es sowas bestimmt.
Allerdings sind die dann häufig in mindestens einer der 3 Kategorien:
a) teuer
b) zu mächtig auf der einen Seite, zu oberflächlich auf der anderen (also eine mäßig gute Lösung)
c) zu komplex
d) die angepasste Lösung für genau dieses Problem, Änderungen bedürfen wieder der teuren Arbeit eines externen Fachkraft
Da du auch Excel erwähnt:
Excel kann aus meiner Sicht im diesem Falle sehrwohl einiges an Arbeit übernehmen.
Andererseits
ist Excel aber keine Datenbank. Neue Rechnungen automatisch anlegen und
unter neuem Namen speichern ist zumindeste keine Funktion die Excel so
von Haus aus untertstützt. Man kann zwar in diesem Fall auch viel mit
VBA machen, jedoch entzieht sich das dann wieder noch mehr euerm
Verständnis. Das mag solange okay sein wie es funktioniert. Wenn aber
mal etwas nicht funktioniert, dann hat man ein echtes Problem.
Für
euren umgrenzten Umfang würde ich daher eher eine Excellösung auf
Formeln basierend empfehlen. Das wird dann eher semi manuell, sodass man
Rechnungen noch selbst wegspeichern muss, aber eben keine Daten manuell
übertragen.Zu konkreten Formeln kann man bei dieser Datenbasis aber
wenig sagen.
Man müsste da schon konkreter wissen was woher in welcher Form kommt und wie verarbeitet werden soll.
Am sinnigsten wären anynomisierte Datensätze mit einer Beschreibung aller Arbeitsschritte.
Wenn kein /wenig Geld ausgegeben werden soll, mal mit Makros beschäftigen. Da kann man die tollsten Berechnungen und arbeiten automatisieren. Mache ich auf arbeit auch immer wieder.