Wieviel Spesen bekommt mein Chef vom Staat zurück?

Die volksmundliche Floskel "hol dir die Spesen vom FA zurück" ist ein weit verbreiteter Irrglaube.

Oberste Regel: Vom Finanzamt gibt es niemals etwas zurück, was man nicht selbst eingezahlt hat!

Das FA selbst hat nämlich gar kein Geld, es kassiert nur die Steuern aus den Arbeitsleistungen Anderer und wird diese sicher nicht auf wiederum Andere umverteilen, indem es sie als Spesen für bspw. deinen Verpflegungsmehraufwand an dich auszahlt.

Zurück gibt es nur dann etwas, wenn man selbst bereits zuviel ans FA gezahlt hat, Regel Nummer 2, weil sich im Nachhinein herausstellt, dass man viel weniger Steuern schuldete, als tatsächlich vorausbezahlt wurden.

Das setzt aber voraus, dass man überhaupt zuviel Steuern gezahlt hat, sonst ist da eben nichts, was man zurück bekommen kann. Meistens steht ja erst am Jahresende fest, wie hoch das sogenannte zu versteuernde Jahreseinkommen tatsächlich war. Das kann variieren. Selbst bei festen Bruttogehältern. Denn was zu versteuern ist, setzt sich zusammen aus den gesamten zu versteuernden Gehältern zuzüglich aller sonstigen zu versteuernden geldwerten Vorteile, unbaren Zuwendungen etc. pp. abzüglich aller (abzugsfähigen) Aufwendungen, die man betriebsbedingt oder arbeitsbedingt hatte, die man also nicht gehabt hätte, wenn man sie nicht für den Erwerb von Einkommen aufgewendet hätte.

Hierher gehören als abzugsfähige Ausgaben daher auch Fahrtkosten zur Betriebsstätte. Keine Betriebsstätte, keine Aufwendungen, um zu ihr zu erlangen, aber eben auch kein Einkommen. Auch Geschäftsessen, Reisekosten, Übernachtungskosten, die nur im Zusammenhang von Einkommenserwerb entstanden sind, gehören hierher und sind steuerlich abzugsfähig, soll heißen: vermindern nachträglich das eigentlich zu versteuern gewesene Bruttojahreseinkommen.

Damit Vatter Staat nun nicht ein Jahr auf dem Trockenen sitzen muss, bis er mal Steuern erhält, werden für Arbeitnehmer monatlich zu zahlende Lohnsteuervorauszahlungen festgesetzt, die feststehen, je nach Bruttogehalt und Steuerklassen etc. oder, bei Gewerbetreibenden, Einkommenssteuervorauszahlungen, die sich an dem zu vertseuernden Vorjahreseinkommen orientieren und vom FA individuell gegen den Gewerbetreibenden festgesetzt werden. Der muss also auch schon monatlich Einkommenssteuern vorauszahlen, obgleich er noch keine müde Mark verdient hat. Das interessiert diesen Staat überhaupt nicht. Wenn am Ende des Jahres feststeht, dass er weniger verdient hat, als im Vorjahr und deshalb zu hohe Vorauszahlungen geleistet hat, dann erhält er die Differenz zurück. Eventuell noch plus Zinsen.

Für Arbeitnehmer gilt nichts anderes. Die vorausgezahlten Lohnsteuern sind meistens zu hoch. Nicht viel zu hoch, aber mancher kann, wenn er alles geltend macht, was das EKStG als abzugsfähige Aufwendungen zulässt, hier schon ein paar 100 oder gar 1.000 € zurück erstattet bekommen.

Aber nochmals: nicht, weil das FA einem irgend etwas bezahlt, sondern weil man es selbst entweder bereits bezahlt hat, oder aber dem FA nach der Steuererklärung für das abgeschlossene Jahr noch nachzahlen muss, weil die Vorauszahlungen zu niedrig waren, etwa wieder beim Gewerbetreibenden, der seinen Jahresumsatz gesteigert hatte, obgleich seine Kosten dieselben gelieben sind. Dann ergibt sich zwangsläufig ein höheres zu versteuerndes Jahreseinkommen, als im Vorjahr, und er wird nachträglich zur Kasse gebeten. Und dann hat er die Kohle besser auf dem Konto und nicht einfach schon ausgegeben, sonst gibt's richtig Ärger. Damit das FA nun im neuen Jahr nicht wieder erst ein Jahr (und länger) auf die mehr zu zahlen gewesenen Steuern warten muss, nimmt es einfach mutig an, dass der Unternehmer im nächsten Jahr den Umsatz vom Vorjahr wiederholen wird, also wieder so viel schulden wird, weswegen es seine ab dem neuen Jahr monatlich fällig werdenden Einkommenssteuervorauszahlungen entsprechend nach oben korrigieren und neu feststetzen wird, selbst, wenn der Unternehmer im Folgejahr auf Grund einer schlechteren Wirtschaftslage oder weil er einfach weniger macht, als zuvor, nun weniger Jahresumsatz machte oder, auch möglich, seine Kosten explodieren, weswegen er viel weniger Netto/ Gewinn übrig hat, folglich auch viel weniger Steuern hätte zahlen müssen, als er insgesamt nonatlich vorauszahlen musste. Schon wieder zuviel gezahlt, also unbedingt die Kohle zurückholen.

Nicht jeder Arbeitnehmer ist zur Abgabe einer Steuererklärung verpflichtet. Wer jedoch nicht verpflichtet ist, aber hohe Werbungskosten (hierher gehören auch die Spesensätze für Verpflegungsmehraufwand, Werbungskosten höher als pauschal 1.000 €), hohe Sonderausgaben oder ausßergewöhnliche Belastungen hatte, für den lohnt sich die so genannte freiwillige Veranlagung, denn, die gute Nachricht ist, das FA ist eine super Bank, wenn es um das Zahlen von (Spar)Zinsen geht. Hier gilt, je später die Steuererklärung, um so mehr Zinsen bekommt man auf das einst zuviel gezahlte Geld, was ansonsten auf dem eigenen Bankkonto keine Junge bekommen hätte.

Da die Zeichen begrenzt sind, mach ich an dieser Stelle weiter:

Wer freiwillig eine Steuererklärung abgibt, obgleich er nicht muss, und sich damit etwas Zeit lässt, erhält nette Zinsen auf seine Steuererstattung, denn 15 Monate nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuer entstanden ist, zahlt das FA Zinsen auf die Rückerstattung in Höhe von 0,5 % für jeden vollen Monat, also 6 % im Jahr!

Wer nicht zur Steuererklärung verpflichtet ist, kann sich bis zu 4 Jahre Zeit lassen und dadurch Zinsen ansparen. Diese Zinsen auf die Steuererstattungen sind wiederum selbst als Kapitaleinkünfte zu versteuern. Die Steuer lauert immer und überall. ;)

Das also zum grundsätzlichen Prozedere der Steuererhebung und gegebenenfalls Steuerrückerstattung.

Fazit bis hierhin: Nur, wer zu viel Steuern zahlt, kann auch viel Steuern zurück bekommen! Mehr Steuern, als man vorausgezahlt hat, kann man in keinem Fall zurückbekommen, auch nicht durch die Geltendmachung von Spesen! Das FA zahlt keine Spesen! Niemals!

Was heißt das nun für die Nah- und Fernverkehrskutscher?
Spesen, die der Chef zahlt, gelten gemeinhin als Lohnbestandteil, was aber falsch ist. Auf Spesen bis in Höhe der 12 € oder 24 € pro Tag sind deshalb keine Einkommenssteuern zu zahlen, weil sie kein Einkommen sind!

Daher sind darauf auch keine Sozialversicherungsabgaben zu zahlen. Sie sollen den Verplfegungsmehrwaufwand abgelten. Das heißt auch, dass sie nicht der gesamten Verpflegung dienen, sondern nur den Teil abdecken sollen, den man zusätzlich, also mehr aufwenden muss, als wenn man zu Hause essen könnte. Man muss sich also nicht von 12 € verpflegen, sondern von dem, was man sonst auch ausgeben würde, ob man fährt oder nicht, plus der 12 €.

Diese Spesen zählen steuerlich zu den Werbungskosten, Aufwendungen, die man nur wegen der Arbeit hatte, wie Fahrtkosten zur Arbeitsstätte eben auch.

Daher darf man die von seinem zu versteuernden Jahreseinkommen abziehen und muss dann nur noch den Rest versteuern. Keinesfalls erhält man vom FA 12 € oder gar 24 € für auch nur irgend etwas zurück! Das ist schlicht dummes Zeug, wenn dir einer sowas erzählt.

Zahlt dagegen dein Chef dir den Verpflegungsmehraufwand in voller Höhe selbst aus, dann darfst du die auch nicht mehr selbst als Werbungskosten geltend machen.

Zahlt der Chef sie in voller Höhe, dann macht er sie stattdessen steuermindernd als Betriebsausgaben geltend, was sein und nicht mehr dein zu versteuerndes Einkommen senkt. Dann zahlt er weniger Steuern (nach oder voraus, egal), nicht du.

Üblich ist in der Branche, dass niedrigere Bruttogehälter gezahlt werden, weil du ja angeblich auch noch Spesen als "Lohn" erhältst, die dein Nettogehalt erhöhen.

Dafür zahlst du dann weniger Lohnsteuern voraus, aber auch weniger Sozialversicherungsbeiträge, gleiches gilt für deinen Chef. Leider erhältst du die Spesen nicht mehr, wenn du Urlaub machst, auch nicht, wenn du mit deinem Minigehalt in Rente gehst oder arbeitslos wirst, weil sie nun mal kein Einkommen für eine Arbeitsleistung sind.

Wenn dir Chef z. B. 2.500 € brutto im Monat zahlen will, kostet ihn das in Wahrheit 3.000 € (das ca. 1,2fache des Bruttolohns, wegen des Arbeitgeberanteils an der SV), die er auch als Betriebsausgaben geltend macht.

Zahlt er dir stattdessen 2.000 € Brutto + 500 € Spesen im Monat (Fernverkehr), kostet ihn das 2.400 € + 500 € = 2.900 € im Monat. Da hat er 100 € Liquidität gespart. Aber nicht Steuern, denn nun kann er auch nicht mehr 3.000 € steuermindernd geltend machen, sondern nur noch 2.900 €.

2.500 € sind für dich dagegen ein zu versteuerndes EK von 30.000 € pro Jahr. Netto blieben dir (ledig, kein Kind, Steuerklasse I in Hessen) etwa 1.650 € pro Monat = 19.800 € pro Jahr.

Das sind 13% Lohnsteuer inkl. Soli, aber insgesamt ca. 34% Abgaben! Nur die kannst du sparen, sonst nichts!

Ziehst du daher nun selbst für 230 Tage deine 2.760 € Werbungsgosten ab, musst du "nur" noch 30.000 € - 2.760 € = 27.240 € versteuern. Quasi, als hättest du nur ein monatliches Bruttogehalt von 2.270 € gehabt.

Auf 2.270 € Bruttogehalt hättest du aber auch "nur" 12% Lohnsteuer oder auch 33% Gesamtabgaben gezahlt. Also erhältst du die zuviel gezahlten Beträge zurück.

Vereinfacht kann man rechnen: 34% von 2.760 € = ca. 940 €. Geteilt durch deine 230 Arbeitstage ergäben sich 4 € pro Tag, die du vom FA zurückerhältst. Nicht zusätzlich! Oder auch: statt 12 € hast du nun nur 4 € pro Tag, weil dein Chef dir die 12 € nicht direkt zahlt. Muss er ja auch nicht. Ist Verhandlungssache.

Doch wenn er das schon nicht tut, dann sollte wenigstens das Bruttogehalt entsprechend höher sein, als in Firmen, wo die Spesen direkt und in voller Höhe gezahlt werden.

Für el Chefe gilt: hat er einen Abgabensatz von 50%, dann zahlt er entsprechend 50% von 2.760 € = 1.380 € weniger Steuern, da er die Spesen als Betriebsausgaben ansetzt.

Also auch er erhält nichts zurück, wenn er nicht schon zuviel Steuern vorausgezahlt hat bzw. schuldet nun weniger Steuern, als wenn er die Spesen nicht selbst zahlte.

Das muss eine ganze Menge sein. Selbst ein damaliger Chef von mir, der meiner Meinung nach geldgierigste und geizigste Mensch der Welt, der schlechteste Löhne zahlte, täglich überstunden verlangte, aber keine Stunde ausgegelichen oder ausbezahlt hat, von dem man wirklich niemals ein entgegenkommen oder auch nur einen Cent geschenkt bekam, selbst der hat Spesen akzeptiert, zwar in einem kleinen Rahmen, aber er hats akzeptiert.