Vereinsvorsitzende und Portokasse
Ich habe mal eine Frage. Folgendes. Seit März 2013 leite ich als Vereinsvorsitzende einen kleinen Verein. Wir haben, wie jeder Verein, ein Konto auf der Bank. Darauf habe ich nur Zugriff ( Überweisungen ect.), wenn meine Stellvertreterin oder Kassenwart zustimmt und unterschreibt. Da ich jeden Tag im Vereinshaus anzutreffen bin und dort arbeite, habe ich als Vorsitzende eine Portokasse. Da der Kassenwart auch einer Arbeit nachgeht, war das für mich eine " normale" Entscheidung, diese Portokasse einzurichten um nicht jeden Euro hinterher rennen zu müssen. Mehr als 100 Euro sind nicht drin und sollten aus Veranstaltungen Einnahmen hinzukommen, bringe ich alles auf die Hauptkasse, was über diese 100 Euro ist. Ein Kassenbuch führe ich natürlich auch, jede Einnahme und Ausgabe wird ordentlich aufgelistet. Nun hat mich merkwürdigerweise ein Mitglied gefragt, ob ich dazu befugt wäre, so eine Kasse zu führen!? Nun zweifeln mitlerweile weitere Mitglieder daran, ob ich das nun darf oder nicht!? Ich würde mich sogar strafbar machen, weil ich als Vorsitzende diese Portokasse führe. Wie ist da nun der Sachverhalt!? Darf ich oder darf ich nicht!? Meine Abrechnungen stimmen immer auf den cent, immerhin bin ich gelernte Industriekauffrau und kenne mich mit Buchführung aus. Desweiteren lege ich zu jeder wöchentlichen Versammlung das Kassenbuch auf dem Tisch um den Mitgliedern die Einsicht zu gewähren. Wer kann mir weiterhelfen?
10 Antworten
Das hängt von der Satzung Deines Vereins ab. Da Du alleine keinen Zugriff auf die Konten des Vereins hast, gehe ich davon aus, dass die Satzung eine Doppelvertretung vorsieht. Da wird irgendetwas stehen wie: "Jeweils zwei dieser Personen vertreten den Verein gerichtlich sowie außergerichtlich gemeinsam". Meistens steht diese Klausel in der Nähe der Bestimmung der vertretungsberechtigten Vorstandsmitglieder nach § 26 BGB. Wenn diese Annahme stimmt, darfst Du, streng genommen, kein Geld ausgeben, solange einer der beiden anderen Vorstandsmitglieder nicht zustimmt, da Ihr nur zu zweit verbindliche Verträge für den Verein abschließen dürft. Demnach wäre es völlig sinnlos, wenn Du eine Handkasse führst, da Du vor jeder Ausgabe sowieso mit Deinem Stellvertreter oder dem Kassierer Rücksprache halten musst. So eine Klausel steht in vielen Vereinssatzungen und kann hin und wieder Probleme verursachen, da für die Abwicklung alltäglicher Bankgeschäfte immer zwei Unterschriften nötig sind. Dadurch wird z.B. Onlinebanking oder die Ausstellung einer EC-Karte prinzipiell unmöglich bzw. kompliziert, da hier Bevollmächtigungen erteilt werden müssen. Wenn der Kassierer Dir einen gewissen Betrag als Verfüngsmittel überlässt, ist das prinzipiell sein Problem, wenn er nach der Satzung für die Führung der Finanzgeschäfte zuständig ist: Er muss letztlich nachweisen, dass alle Auszahlungen satzungsgemäß erfolgt sind. Ihr solltet in der Geschäftsordnung des Vorstandes (oder sogar in der Satzung) festlegen, dass Dir als Vorsitzender Barverfügungsmittel in Höhe von € 100,00 (pro Monat, Woche oder Jahr) zur Verfügung stehen, über deren Verwendung Du frei entscheiden kannst. Hieran können Bedingungen geknüpft werden, die bei der Revision überprüft werden können. Außerdem sollte ein Intervall festgelegt werden, in dem Du vor Deinem Kassierer Rechenschaft ablegst, dieser sollte Deine Buchführung dann in seine übernehmen (am sinnvollsten wäre es, er legt hierfür ein zusätzliches Konto an). Es ist prinzipiell von Vorteil, wenn man solche Angelegenheiten so präzise wir möglich festlegt, damit es bei der Kassenprüfung und letztendlich bei der Entlastung durch die Mitgliederversammlung nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Ich hoffe ich konnte Dir helfen. Bei weiteren Fragen stehe ich gerne zur Verfügung.
Du konntest mir sehr viel weiterhelfen. Werde heute gleich nochmal die Satzung studieren. Dann bin ich auf der ganz sicheren Seite! Vielen Dank!
Der bzw. die Vereinsvorsitzende haftet immer (eingentlich immer). Ich würde dieses Thema in einer Vorstandssitzung oder Mitgliederversammlung einbringen und beschließen lassen. Ein Beschluss ist dann bindend. Eigentlich gibt es ja für "Geldgeschäfte" den Kassenwart und deren Vertreter. Ich glaube du machst das weil du immer da bist und der Kassenwart nicht. Rechtlich gesehen weiß ich nicht ob der Vereinsvorsitzende auch den Kassenwart vertreten kann. Ich glaube bei Amtsgericht gibt es eine Stelle die Vereine zuständig ist, dort kann man nach den rechtlichen Dingen auch nachfragen. Es kann sein dass es hier zu deinem Problen noch einen Unterschied zwischen einem gemeinnützigen und komerziellen Verein gibt.
Dann ist das Problem kein rechtliches, sondern ein aus Misstrauen konstruiertes. Wenn nicht das, dann findet man was anderes. Ich war auch nur Mitglied. Nach Austritt von 16 von 28 Leuten saß ich nun als Chef mit noch 12 da. Mit eigenem Vereinsheim. Hab mich um Fördermittel gekümmert, hab Maßnahmen zum Sparen getroffen, führe Handkasse und der Kassenwart die Hauptkasse. Kontrolliert werden alle Bücher zweimal im Jahr und keiner misstraut hier wem. Glaub mir, die Welt ist eine undankbare.
Die Vertretungsmacht des Vorstands ist nach § 26 Absatz 1 Satz 2 BGB umfassend und unbeschränkt. Die Vertretungsmacht kann aber nach § 26 Absatz 1 Satz 3 BGB durch die Satzung beschränkt werden. Aller dings dürfen Beschränkungen der aktiven Vertretungsmacht des Vorstands den Verein niemals handlungsunfähig machen.
Du bist als Vorstand auch dafür verantwortlich, das Insolvenzverfahren einzuleiten. Falls du hier Fehler machst, kannst du evtl. wegen Insolvenzverschleppung haftbar gemacht werden.
Ansonsten gibt die Satzung darüber Auskunft, ob finanzielle Dinge immer zu zweit erledigt werden müssen.
Streng genommen ist das Führen einer Portokasse natürlich Aufgabe des Kassenwartes. Wenn dieser damit einverstanden ist, dass Du diese führst (und gemäß Satzung nichts anderes gegenteiliges geregelt ist), sollte dies meiner Meinung nach in Ordnung gehen. Insbesondere auch dann, wenn Du genau Buch führst, der Kassenwart Deine Buchführung absegnet und auf der Jahreshauptversammlung die Kasse generell entlastet wird.
Das ist gut zu wissen. DANKE! Der Kassenwart ist damit einverstanden, dass ich diese Portokasse führe. Und in der Satzung steht nichts weiter drin. Ende des Jahres wird Kassensturz gemacht, im beisein des Kassenwarts. :-)
Bei uns machen die Kassenprüfung zwei unabhängige Vereinsmitglieder im Beisein der beiden Kassenbeauftragten.
Wird da nicht über Peanuts geredet? Solche Leute, die immer große Reden schwingen, selber aber nichts für den Verein tun wollen, sollte man rausschmeißen!
Alle Mitglieder sollten Dir dankbar sein, dass Du diese Aufgabe übernommen hast! Wenn es Dich zu sehr nervt, solltest Du Deinen Posten zur Verfügung stellen.
Es ärgert mich wirklich sehr, dass man das Gefühl bekommt, dass die eigenen Mitglieder nicht hinter dem Vorsitzenden stehen. Ich habe mich entschieden diesen Verein zu führen, weil er mir sehr an Herzen liegt. Ich habe 5 Kinder, eigentlich habe ich genug um die Ohren, aber man versucht halt doch auch was für die Gemeinde zu tun. Die Arbeit im Vereinshaus ist ja nicht beendet, wenn man die Tür zu schließt. Zu hause gehts ja weiter. Aber leider sehen das nicht alle. Ich lasse den Verein nicht in Stich! Sollten noch weitere Zweifel an mir und meinem " Führungsstil" auftauchen, so kann ich ja das Mitglied darauf hinweisen, dass man freiwillig eingetreten ist und auch freiwillig wieder austreten kann. :-)
Wir sind ein gemeinnütziger Verein. Klein aber fein. Ich bin fast immer im Vereinshaus anzutreffen und der Kassenwart nicht. Die " große" Kasse bei der Bank liegt in den Händen des Kassenwarts, logisch, die Portokasse natürlich auch. Wenn jemand kontrollieren wi.....bitte, Ich habe 0 Probleme damit. Aber dieses Misstrauen gefällt mir nicht. Ich reiße mir den XXXX auf um den Verein auf die Beine zu bringen und als Dank bekommt man so was von bestimmten Mitgliedern gesagt.