Die Antwort ist ganz einfach: Betriebsausgaben sind Kosten, die durch den Betrieb veranlasst sind. Punkt. Ob das jetzt 100 oder 1000 Euro sind ist gar nicht relevant, sondern lediglich der Verwendungszweck. Ist der betrieblich, dann ist es eine Betriebsausgabe zB einen Kühlschrank in einer Beratungsfirma, damit den Kunden kalte Getränke angeboten werden können. Vielleicht wollt ihr auch Smoothies online vermarkten und legt euch das Ding zum ausprobieren von Rezepturen zu. Da gibt es eine ganze Reihe von Gründen die dem durchschnittlichen Kleingeist nicht unbedingt in den Sinn kommen.
Warum sollte es verboten sein, Dienstleistungen als Selbständiger zu erbringen? Allerdings wird die deutsche Rentenversicherung argwöhnisch, wenn man fast nur für einen Auftraggeber tätig wird und das Verhältnis eher an eine nichtselbständige Beschäftigung erinnert. Bei Scheinselbständigkeit werden für den Arbeitgeber nämlich auch nachträglich noch die Sozialversicherungsbeiträge fällig. Solange die Geschäftsbeziehung nicht an ein arbeitnehmerähnliches Verhältnis erinnert, ist alles in Ordnung.
Hast du belege über die tatsächlichen Kosten? Die würde ich einreichen. Eine Aufstellung über die gesamten Studienkosten machen und den Betrag in Anlage N unter Fortbildungskosten angeben. Und nicht einknicken wenn das FA die Kosten nicht anerkennen will, weil es Privatvergnügen unterstellt. Die Ämter beugen das Recht nämlich gerne zu Ungunsten der Steuerzahler, bis sie von der Gerichtsbarkeit eines Besseren belehrt werden.
Falls du für Privatpersonen sprichst findest du hier Infos: https://www.google.de/search?q=aufbewahrungsfristen+privat&ie=utf-8&oe=utf-8&gws_rd=cr&ei=tXsVVo68GoHdUumJg8AF
Bei Unternehmen sind die längsten Fristen meines Wissens nach 10 Jahre.
Beobachte deine Auszüge und lasse unberechtigte Abbuchungen zurückbuchen. Wenn du anderen Geld schuldest sollte dieses grundsätzlich aber zurückgezahlt werden und im Interesse des Gläubigers auch gepfändet werden - soweit Vermögen über der Pfändungsfreigrenze vorhanden ist. Hinter jedem Inkasso steht ja auch ein Gläubiger der vermutlich berechtigte Forderungen hat (Lieferant, Handwerker, Darlehensgeber, etc.)
Die Rechnung kann nur einen Empfänger haben, ggf. eine Empfängergemeinschaft (hier aber eher unwahrscheinlich). Letztendlich kommt es auf den Auftrag an, denn auch wenn Leistungen an Firma B geleistet wurden, kann auch Firma A Auftraggeber sein (Dreiecksgeschäft). Daher wäre zu prüfen, wer der Anspruchsgegner ist. Das kann nur unter Berücksichtigung aller Fakten erfolgen, alles andere wäre Spekulation und nicht zielführend.