Inventur / Warum Bogen für die Inventur handschriftlich mit Kulli und nicht am PC?

1. Man kann auch mit dem Stift in der Hand ordentlich und lesbar schreiben!
2. Die Inventurunterlagen sind Dokumente.
3. Dokumente die nicht die Vorgaben erfüllen können jederzeit vom Finanzamt oder Wirtschaftsprüfern verworfen werden.
4. Beim Finanzamt führt das Verwerfen zur Schätzung von Wareneinsatz und Umsatz. Mindestens in Form von sogenannten Sicherheitszuschlägen.
5. Ein Verwerfen durch den Wirtschaftsprüfer kann für Geschäftsführer (in bestimmten Fällen von Arbeitsverweigerung, Fahrlässigkeit wäre zu prüfen auch normale Belegschaftsmitglieder) zu Schadenersatzforderungen führen.
6. Jede Datei kann manipuliert werden. Spätestens wenn man einen Rechner neu installiert und das Datum entsprechend vorher einstellt.
7. Streichungen durch Falschzählungen sollen nachvollziehbar und erkennbar/lesbar sein.
8. Der Stift muss Dokumentenecht sein. Dazu geeignet sind entweder Kopierstifte, sehen aus wie Bleistifte, man kann nur nicht radieren. Rote Tinte oder eben Kugelschreiber. Stellt sich heraus, dass der falsche Stift verwendet wurde, dann leidet eben nicht nur die Glaubwürdigkeit. Es ist ein Verstoß gegen Gesetze.
9. Die Papiere sind so zu führen, dass später keine weiteren eingefügt werden können oder Seiten entnommen werden. Deshalb fortlaufende Nummern bei den Artikeln oder Seitenzahlen. Da ist der Kaufmann frei in der Wahl der Mittel.
10. Es muss selbstverständlich nicht alles von Hand geschrieben werden. Wer eine Computerinventur hat, kann diese ausdrucken. Es ist allerdings zu dokumentieren, dass die Artikel in ihrer Menge/Gewicht/Volumen korrekt und tatsächlich ermittelt wurden. Schätzverfahren sind bei Schüttgütern möglich, sind aber zu dokumentieren. Auch eine Kontrolle der Schätzung ist zu machen.

Die Inventur ist eigentlich das Einzige was man braucht, um ein Unternehmen vollständig zu verstehen. Die Inventur-Daten vom 31.12. und dem des Vorjahres ermöglichen Dir nicht nur den Gewinn zu errechnen... Übrigens häufig sogar schneller, als die Aufstellung der Bilanz...

Gerade bei der Inventur muss seit hunderten von Jahren so genau gearbeitet werden, wie sonst nie. Sogar in der Buchhaltung. Was doch dort selbstverständlich sein sollte. Nein, hier wird auch noch eine Schippe oben drauf gelegt.

Musst Dich also leider mit dem üblichen Schreiben abfinden müssen. Und wirklich wichtig, viele Zahlen von unterschiedlichen Personen geschrieben sind kaum zu unterscheiden. Einige machen in der Sieben einen Strich. Das kann dann aber wieder wie eine Vier aussehen. Ohne Strich könnte es aber auch eine Eins sein. Darum ist deutliches Schreiben enorm wichtig. Auch die aus den Anglo-Ländern gekommene Sitte mit den Lesehilfen, alle drei Stellen. Es gibt Leute die machen da Kommas.

Die tollsten Fehler, die da hinter den Kulissen auftreten und das sind nur ein paar.

Am Schlimmsten sind aber Fehldifferenzen. Wenn der Wirtschaftsprüfer seine Stichproben zieht und selber zu einem anderen Ergebnis kommt... Das möchte keiner erleben was dann los ist.

Wie angedeutet: Nicht unterkriegen lassen. Und irgendwie versuchen zu genießen ;-)

Das wird im Nachhinein dann gemacht. Aber bei der eigentlichen Zählung (in einem großen Lager zum Beispiel) kann ja schlecht jeder mit einem Computer rumlaufen - In ein paar Jahren hat dann vielleicht jeder Mitarbeiter seinen Tablet in der Hand beim zählen - Mittlerweile werden auch MDE-geräte benutzt (so ist die Inventur oft im Einzelhandel). Da gibt man die Zahlen direkt in das System ein.

Selbstverständlich können Inventur-Daten EDV-mäßig erfasst werden. Es muss nur das sogenannte Vier-Augen-Prinzip gewahrt werden; d. h. einer zählt, der andere tippt die Mengen ein. Wir sind ein weltweit tätiger Automobilzulieferer und wickeln die Inventur schon seit vielen Jahren EDV-mäßg ab.

In den aufgenommenen Datensätzen ist der Benutzer (Name) hinterlegt. Die Soll-/Ist-Vergleiche des Lagergestandes und des Umlaufmaterials werden abgestimmt, d. h. es wird gegebenenfalls eine Korrekturbuchung generiert.

Wichtig dabei ist: es muss alles nachvollziehbar sein (ein scheußliches Wort...)

Mit Kuli, weil dann nicht mehr geändert werden kann.

Im Computer kann ich die Zahlen ändert wie ich will.